概述

郵件合并是WORD提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能。它包括一個(gè)WORD主文檔，含有固定的文字模板和格式，還包括一個(gè)EXCEL工作表，含有那些變化的各種數(shù)據(jù)，然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的EXCEL中的信息，合成后的完整文檔可以保存，可以打印，也可以以郵件的形式發(fā)出去。

操作流程

1.建立一個(gè)主文檔。主文檔就是前面說(shuō)的固定不變的信件內(nèi)容。如：[  ]先生/女士：您于[  ]年[  ]月[  ]日認(rèn)購(gòu)了[  ]號(hào)房屋，已付[  ]元，剩余欠款[  ]元，請(qǐng)您……[  ]中每個(gè)客戶的信息內(nèi)容是不同的，這就需要一個(gè)含有這些數(shù)據(jù)的EXCEL數(shù)據(jù)表，也就是第二步。

使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并；另一方面是主文檔的建立，為EXCEL數(shù)據(jù)表的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路，我們才知道EXCEL數(shù)據(jù)表需要準(zhǔn)備哪些信息。

2.建立EXCEL數(shù)據(jù)表。按照第一步主文檔的內(nèi)容，可以清楚地知道我們所要建立的EXCEL數(shù)據(jù)表，應(yīng)該包含客戶的姓名、認(rèn)購(gòu)日期、認(rèn)購(gòu)房號(hào)、已付房款、剩余欠款等信息，只要從臺(tái)賬中抽出這幾列數(shù)據(jù)組成EXCEL數(shù)據(jù)表即可。

3.把EXCEL數(shù)據(jù)表合并到主文檔中。前面兩件事情都做好之后，就可以將EXCEL數(shù)據(jù)表中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，一一對(duì)應(yīng)地插入到主文檔的[  ]中。表格中每行一個(gè)客戶，有多少行，決定著主文檔生成的份數(shù)，也就是多少封催款函。整個(gè)合并操作過(guò)程只需按照“郵件合并向?qū)?span id="2bnsblkuqp" class="fs">”一步一步進(jìn)行，可以直接選擇完成并打印，使用非常輕松容易。隨便抽出幾張文檔檢查，客戶信息、認(rèn)購(gòu)日期、認(rèn)購(gòu)房號(hào)、已付房款、剩余欠款等所有信息保證都是準(zhǔn)確的。

執(zhí)行效果

掌握了郵件合并，可以準(zhǔn)確、快捷、高效地幫我們完成很多的工作，極大地提高工作效率。